آموزش ساخت فایل اکسل مدیریت تعویض روغنی (رایگان) + اصول حسابداری مغازه
بسیاری از استادکاران و مدیران اتوسرویس، به دنبال راهی ساده و رایگان برای مدیریت دخل و خرج مغازه خود هستند. جستجو برای "دانلود اکسل حسابداری مغازه" یا "فایل اکسل انبارداری رایگان" معمولاً اولین قدم است. در این مقاله، به جای اینکه به دنبال فایلهای آماده و پیچیده باشید، یاد میگیرید چگونه در کمتر از ۱۰ دقیقه، فایل اکسل اختصاصی خودتان را بسازید که دقیقاً متناسب با نیازهای تعویض روغنی شماست.
چرا خودمان اکسل بسازیم؟
فایلهای آماده معمولاً یا خیلی پیچیده هستند یا فیلدهایی دارند که به درد شما نمیخورد. ساختن فایل توسط خودتان به شما این امکان را میدهد که فقط چیزهای ضروری مثل "کیلومتر تعویض بعدی" یا "نوع فیلتر" را داشته باشید.
مرحله ۱: ساخت شیت مشتریان (دفترچه تلفن دیجیتال)
در صفحه اول اکسل (Sheet 1)، ستونهای زیر را ایجاد کنید. این بخش جایگزین دفترچه یادداشت کاغذی شما میشود:
| ردیف | نام مشتری | شماره موبایل | مدل خودرو | پلاک | تاریخ آخرین مراجعه |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | علی رضایی | 0912xxxxxxx | پژو پارس | 12 ب 345 - 11 | 1403/01/15 |
مرحله ۲: ساخت شیت سرویسها و فروش (حسابداری)
در صفحه دوم (Sheet 2)، جزئیات هر سرویسی که انجام میدهید را ثبت کنید. این مهمترین بخش برای محاسبه درآمد شماست:
| تاریخ | نام مشتری | نوع روغن/فیلتر | کیلومتر فعلی | کیلومتر سرویس بعدی | مبلغ دریافتی (تومان) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1403/02/20 | حسن محمدی | بهران پیشتاز 10W40 | 120,000 | 125,000 | 850,000 |
مرحله ۳: ساخت شیت انبار (کنترل موجودی)
برای اینکه بدانید چقدر جنس دارید، در صفحه سوم (Sheet 3) این ستونها را بسازید و با هر بار خرید جنس، آن را آپدیت کنید (البته باید دستی از آن کم کنید):
- نام کالا (مثلاً: فیلتر روغن 206)
- تعداد خرید
- قیمت خرید (برای محاسبه سود)
- تعداد فروش رفته (این را باید دستی وارد کنید)
- موجودی فعلی (فرمول: تعداد خرید - تعداد فروش رفته)
چرا اکسل برای طولانی مدت جواب نمیدهد؟ (خطرات پنهان)
استفاده از اکسل برای شروع عالی است، اما وقتی مشتریان شما از ۵۰ نفر بیشتر شوند، مشکلات شروع میشود. به عنوان یک مدیر هوشمند، باید بدانید که مدیریت تعویض روغنی با اکسل ۳ ایراد بزرگ دارد:
۱. عدم ارسال پیامک خودکار (بزرگترین ضرر)
شما در اکسل مینویسید که "کیلومتر بعدی ۱۲۵,۰۰۰" است، اما اکسل نمیتواند به مشتری شما پیامک بزند و بگوید "وقت تعویض روغن رسیده". این یعنی اگر مشتری یادش برود، شما یک فروش را از دست دادهاید.
۲. کار با موبایل سخت است
آیا میتوانید وقتی زیر چال سرویس هستید یا دستتان روغنی است، در اکسل موبایل زوم کنید و اعداد را وارد کنید؟ اکسل برای کامپیوتر ساخته شده، نه برای محیط کارگاهی.
۳. خطر پاک شدن اطلاعات
کافیست ویندوز بپرد یا فایل اشتباهی Save شود. تمام حساب و کتابها و شماره مشتریان شما در یک لحظه از بین میرود. اکسل معمولاً بکآپ خودکار و امنی ندارد.
راه حل جایگزین چیست؟
اگر میخواهید از دردسرهای فرمولنویسی اکسل، وارد کردن دستی موجودی انبار و فراموش کردن مشتریان راحت شوید، پیشنهاد ما استفاده از یک نرمافزار ابری و موبایلی است.
نرم افزار کسبران دقیقاً همان کاری را میکند که شما میخواهید، اما به صورت خودکار:
- خودش زمان سرویس بعدی را محاسبه میکند و پیامک میفرستد.
- با صدور فاکتور، خودش از انبار کم میکند.
- روی گوشی موبایل شما نصب میشود و کار با آن مثل آب خوردن است.
- اطلاعات شما در فضای ابری امن است و هرگز پاک نمیشود.
اکسل را کنار بگذارید و هوشمندانه مدیریت کنید:
دانلود رایگان اپلیکیشن مدیریت اتوسرویس کسبران